フルート吹きの平日~20代女子のぼやき~

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新人が仕事に優先順位をつけるコツ!

こんにちは。 4月に新社会人となった人たちはもう少しで入社して半年ですね。

仕事にも徐々になれてきて、 上司からの要求やプレッシャーも増えてくる頃でしょうか。

新人の中では、慣れない仕事で、締め切りに間に合わず 残業だらけだという話も聞きます。

残業を減らすためには、日々の仕事を段取りよく行うことが重要です。 しかし、仕事の全体像が見えづらい新人にとっては この優先順位をつける作業は難しいといえます。

この記事では、新人がうまく仕事に優先順位をつけるコツをお教えします。

1.自己判断は禁物

優先順位を教えるといっておいてなんですが、 新人は自己判断で仕事に優先順位をつけてはいけません。

思い込みで、喫緊の仕事に対して低い優先順位をつけられでもしたら 指示した人はたまりません。

仕事を支持されたら、必ず締め切りを聞きましょう。 余裕があるのであれば、この作業がなんの役に立つのか聞きます。

例えば、 資料を作ることを指示されたのであれば、 この資料はいつ使うのですか?

データ入力の仕事であれば なににこのデータを使用するのですか?

などです。 こうすることによって、自分の経験になります。 この人に資料を頼まれるときは、使用日の何日前に仕上げればよい、とか

この人はデータ入力の作業を、プレゼン前に絶対指示してくるぞ。

などです。 このような情報が得られたら 自分から先回りして仕事を引き受けることもできるようになります。

もちろん、情報が得られた後も 締め切りを聞くのはしばらく続けてください。

もう一度言いますが、自己判断は禁物です。

2.忙しくて手が回らない場合は相談

新人のうちは、いろいろな人から 様々な仕事を指示されることが多いです。

それぞれで、新人にどんな仕事を指示しているか把握していれば 新人に任せる仕事は調整されると思いますが、 多くの場合、そういうわけにはいきません。

任せたい仕事を任せたいときに指示する。 これが多いケースです。

この場合、喫緊の仕事に取り掛かっているときに 別の仕事を指示してくる人が出てきます。

そんな時は、無理に引き受ける必要はありません。 指示した人に直接聞きましょう。

例えば、 明日までの仕事を別の方から指示されており、 どちらを優先させればよろしいですか。

とか、

今急ぎの仕事を指示されていて 明日まではその仕事に取り掛かれなさそうなのですが、 よろしいでしょうか。

などなど。

あくまでも、その仕事を引き受けたいのはやまやまですが、 といったニュアンスを含ませてください。

これで後から指示してきた人から どうしてほしいか聞けます。

もしかしたら、 こっちも急ぎだから別の人に頼もう。

と言ったり、

そこまで急ぎではないから、 今やっている仕事が終わってから取り掛かってもいいよ

と言われるかもしれません。

どっちにしても、 何も聞かずに両方の仕事を引き受けて、 どっちも締め切りに間に合いませんでした。となってしまうと 最悪ですよね。

3.自分でなくてもできる仕事は頼める人に頼む

もう忙しくて忙しくてしばらくはほかの作業に手を付けられない。 なのに、新しく仕事を頼まれてしまった。

そんな時は、 その仕事が自分にしかできないのか はたまたほかの人でもできることなのか考えましょう。

ほかの人でもできる場合は、 同僚や先輩に相談しましょう。

余裕がある場合は助けてくれます。 もちろん、自分が余裕があるときには相手を助けてあげることを忘れずに。

段取りは大事

仕事を支持されたら、締め切りを必ず聞くようにしましょうといいました。 この繰り返しで、必ず仕事の段取りを考えることがうまくなっていきます。

わからなくなったり、少しパニックになってきたら すぐに誰か相談しやすい人に相談しましょう。

新人は考えても答えが出るまでにどうしても時間がかかります。 新人は質問できるのが特権なので、 質問したからって怒るような人はいません。

段取りをうまく立てて、 仕事を効率よく回しましょう。